Il progetto è rivolto a tutti gli incaricati diocesani per i beni culturali ecclesiastici, ai direttori degli Uffici diocesani, ai responsabili di archivi, biblioteche, musei diocesani e ecclesiastici in genere e naturalmente ai loro collaboratori.
Condizione essenziale è che l’archivio, la biblioteca o il museo siano di proprietà ecclesiastica.
La gestione e l’aggiornamento dei dati di ogni istituto possono essere affidati ad un solo utente responsabile; gli incaricati diocesani e regionali ai beni culturali, avranno la visibilità su tutte le attività (iscrizioni, cambi di stato, etc.) relative agli istituti iscritti e agli utenti responsabili per i territori di loro competenza.
Devono necessariamente partecipare all’Anagrafe degli istituti culturali ecclesiastici (AICE) tutti gli archivi e le biblioteche che aderiscono ai progetti, promossi e coordinati dall’UNBCE, denominati CEI-Ar e CEI-Bib.