L’Anagrafe degli istituti culturali ecclesiastici (AICE) nasce per dare visibilità agli archivi, alle biblioteche e ai musei e ai relativi servizi erogati, al fine di offrire agli utenti un dettagliato servizio d’informazione e agli istituti aderenti uno strumento di valorizzazione e tutela.
L’AICE permette la corretta individuazione dell’identità e della mission degli istituti partecipanti. Evidenzia il ruolo svolto nella realtà culturale e scientifica più in generale e quello più specifico relativo all’educazione e all’apostolato della Chiesa.
L’AICE permette la valorizzazione del patrimonio conservato, favorisce la relazione tra i diversi istituti, crea di fatto una rete a servizio degli stessi. Intende diffondere la condivisione di buone pratiche e favorire la crescita dei servizi offerti, conoscere e far conoscere meglio le realtà degli istituti culturali ecclesiastici, la loro presenza e azione sul territorio diocesano e nazionale, la loro insostituibile funzione culturale, scientifica, pastorale.
La gestione dei dati, e naturalmente la loro disponibilità, è degli istituti culturali stessi. Il progetto offre uno strumento agile che facilita l’inserimento delle descrizioni, agevolandone anche l’individuazione sul territorio e semplificando le procedure per il costante aggiornamento dei dati.
Dalla scheda descrittiva dell’istituto culturale è possibile accedere alle relative risorse (collezioni museali, documenti archivistici, documenti librari) creando l’indispensabile relazione contenitore-contenuto.
L’AICE prende vita in seguito a quanto previsto nell’Intesa tra Stato e Chiesa del 18 aprile 2000 per Archivi e biblioteche ma, fin da subito, include anche i musei ecclesiastici. Attualmente sono già presenti accordi specifici tra parte civile ed ecclesiastica in materie di biblioteche. Si guardi a tale scopo l’Accordo in materia di descrizione bibliografica e trattamento delle raccolte appartenenti alle biblioteche ecclesiastiche del 5 dicembre 2006 e la Lettera circolare riguardo la collaborazione all’Anagrafe biblioteche italiane firmata il 13 giugno 2011 tra UNBCE e ICCU.
Risale al 10 marzo 2015 la firma della Convenzione stipulata tra l’Ufficio Nazionale e l’Istituto centrale per gli archivi (ICAR) per lo scambio dei soggetti conservatori ecclesiastici andando ad arricchire l’accordo già presente per le biblioteche, ma con l’importante novità che prevede la sola esposizione dei dati, e non il trasferimento fisico, con l’immediata visibilità nei reciproci sistemi informativi. Biblioteche, archivi e musei presenti nell’Anagrafe ecclesiastica popolano quindi l’Anagrafe delle biblioteche italiane (ICCU), i luoghi della cultura del Ministero per i beni e le attività culturali e il turismo (MiBACT) e i Soggetti conservatori e produttori nel Sistema Archivistico Nazionale (SAN).
L’anagrafica dei musei non è regolamentata da particolari accordi.
La preoccupazione di raccogliere le informazioni riguardanti gli istituti di conservazione ha coinvolto in primis le associazioni ecclesiastiche di settore, l’Associazione dei Bibliotecari Ecclesiastici Italiani (ABEI), l’Associazione dei Musei Ecclesiastici Italiani (AMEI) e l’Associazione Archivistica Ecclesiastica (AAE) che, per quanto hanno potuto, hanno messo a disposizione dell’UNBCE l’esperienza acquisita e il lavoro realizzato.
In attuazione dell’intesa del 2001, l’ABEI in collaborazione con l’UNBCE ha raccolto le descrizioni relative alle biblioteche diocesane consegnandole all’ICCU che le ha rese disponibili sull’Anagrafe delle biblioteche italiane (ABI).
L’AMEI ha realizzato un repertorio elettronico di musei e raccolte museali di interesse religioso messo a disposizione sul proprio sito.
L’AAE ha invece optato per la pubblicazione a stampa di repertori relativi agli archivi diocesani e capitolari.
Per l’AICE, l’UNBCE ha predisposto un software on-line di utilizzo intuitivo che permette un semplice e frequente lavoro di aggiornamento e integrazione da parte degli enti aderenti.
L’AICE si alimenta con i dati provenienti dagli istituti culturali della rete territoriale della Chiesa cattolica ma anche con l’apporto scientifico di quanti desiderano valorizzare il progetto, in particolare Regioni ecclesiastiche e diocesi con i rispettivi incaricati regionali e diocesani, gli uffici e le commissioni diocesane per i beni culturali, i responsabili e gli operatori quotidianamente impegnati in archivio, in biblioteca e nei musei